• Структура отдела
• Задачи и функции Отдела
• Нормативные документы
• Порядок записи на личный прием

Цель и задачи Отдела

          Цель - реализация гражданами своего конституционного права на обращения в органы местного самоуправления муниципального образования город Мурманск в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

        Основными задачами Отдела являются:

-организация объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан, общественных объединений, объединений граждан, поступивших в адрес главы и заместителей главы Администрации; администрации города Мурманска, а также запросов должностных лиц государственных и иных органов о предоставлении информации о деятельности Администрации по рассмотрению обращений граждан (далее - обращения и запросы);

- осуществление контроля за рассмотрением обращений и запросов;

- организация взаимодействия структурных подразделений Администрации в работе по рассмотрению обращений и запросов;

- организация проведения личного приема граждан, представителей общественных объединений (далее - граждане) главой Администрации, заместителями главы Администрации в соответствии с графиком, утверждаемым распоряжением Администрации;

- мониторинг и анализ обращений и содержащихся в них вопросов, поступивших в адрес Администрации, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер, подготовка на их основе информационно-статистических обзоров и докладов;

- обеспечение  главы и заместителей главы Администрации информацией по актуальным социально значимым вопросам жителей муниципального образования город Мурманск, поступившим в Администрацию;

- оказание консультативной и методической помощи муниципальным служащим, ответственным за рассмотрение обращений в структурных подразделениях Администрации, а также осуществление информационно-справочной работы в данном направлении;

- организация работы на информационном ресурсе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на сайте ССТУ.РФ в разделах «Результаты рассмотрения обращений», «Отложенный прием»; а также координация работы структурных подразделений Администрации и подведомственных им учреждений и предприятий, осуществляющих публично значимые функции, по своевременному предоставлению в Администрацию Президента Российской Федерации информации о результатах рассмотрения обращений граждан, принятых по таким обращениям мерах;

- организация работы на информационном ресурсе Государственной информационной системы жилищно-коммунального хозяйства (далее - ГИС ЖКХ), а именно: регистрация обращений, поступивших посредством данного ресурса, размещение ответов, подготовка и размещение ежемесячных статистических отчётов;

- организация работы на информационном ресурсе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на сайте  «Инцидент менеджмент» в целях мониторинга информационных поводов, возникших на территории города Мурманска, в пяти социальных сетях - «ВКонтакте», Facebook, Instagram, Twitter и «Одноклассники»;

- изучение опыта работы с обращениями органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов исполнительной власти Мурманской области, органов местного самоуправления, внедрение положительного опыта в практику;

- организация работы по активации учетных записей, созданных гражданами самостоятельно на Едином либо региональном портале государственных услуг;

- организация работы по выдаче пропусков в здание Администрации и Совета депутатов города Мурманска сотрудникам структурных подразделений Администрации и сторонним посетителям в соответствии с установленным порядком.

Функции Отдела

В соответствии с целями и задачами Отдел выполняет следующие функции:

1. Осуществляет прием, первичную обработку, регистрацию, аннотацию, автоматизированный учёт обращений и запросов, поступивших в адрес главы и заместителей главы Администрации; администрации города Мурманска.

2. Организует контроль за порядком рассмотрения обращений и запросов:

          - готовит проекты резолюций и передаёт обращения граждан на ознакомление должностным лицам Администрации в соответствии с распределением полномочий;

          - передаёт на исполнение обращения и запросы, рассмотренные должностными лицами Администрации, в структурные подразделения Администрации;

          - осуществляет учёт в электронной базе данных обращений и запросов, резолюций, поручений руководителей, сведений об исполнителе, осуществляет контроль за ходом работы по рассмотрению обращений;

          - направляет адресатам обращений уведомления, где информирует о структурном подразделении Администрации, должностном лице, которому поручено рассмотрение обращения.

3. Направляет обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации в соответствующий государственный орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

4. Осуществляет в рамках своих полномочий контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений и запросов.

5. Осуществляет проверку ответов заявителям на соблюдение требований Инструкции по работе с обращениями граждан в Администрации  и структурных подразделениях Администрации, Инструкции по делопроизводству в Администрации; а также проверку проектов ответов на соответствие нормам русского языка, полноту и точность в случае, если обращение находится на контроле у главы или заместителей главы Администрации.

6. Осуществляет ежедневный прием граждан в кабинетах, закреплённых за Отделом, в том числе с использованием универсальных автоматизированных рабочих мест. Оказывает гражданам консультативную помощь.

7. Организует приёмы граждан по личным вопросам главой Администрации и его заместителями (далее - личный приём):

          - согласовывает дни личного приёма с должностными лицами Администрации, составляет график личного приёма, утверждает его распоряжением главы Администрации;

          - производит запись на личный приём главой Администрации и его заместителями;

          - осуществляет сбор и подготовку материалов для личных приемов граждан, принимает участие в личных приёмах;

          - организует работу по исполнению порядка рассмотрения обращений граждан на личном приёме, а именно: осуществляет регистрацию письменных и устных обращений граждан, принятых на личных приемах, контролирует исполнение структурными подразделениями поручений главы  и заместителей главы Администрации.

8. Рассматривает в установленном порядке обращения и запросы по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, или по поручению должностных лиц Администрации.

9. Организует временное хранение дел по рассмотренным обращениям и запросам, личным приемам граждан, формирует текущий архив в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

10. Осуществляет мониторинг и анализ обращений и содержащихся в них вопросов, поступивших в Администрацию, с подготовкой информационно-аналитических материалов для руководства Администрации, в том числе составляет сводный отчёт количестве обращений, поступивших в Администрацию и её структурные подразделения для предоставления главе Администрации.

11. Размещает ежеквартально отчет о работе по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Администрацию, на официальном сайте Администрации.

12. Обобщает сведения о ходе и результатах исполнения ответов на обращения и запросы, систематически информирует руководство Администрации о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях.

13. Оказывает структурным подразделениям Администрации информационную, консультативную и практическую помощь в организации работы с обращениями граждан и ведении по ним отдельного делопроизводства.

14. Организует и проводит семинары, совещания, оказывает консультативную помощь для специалистов, ответственных за организацию работы с обращениями в структурных подразделениях Администрации.

15. Вносит данные по обращениям и осуществляет мониторинг вопросов, содержащихся в обращениях, на информационном ресурсе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на сайте ССТУ.РФ в разделе «Результаты рассмотрения обращений».

16. Обеспечивает ведение реестров и итоговых таблиц по организации работы с обращениями в Администрации в соответствии с методическими рекомендациями Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

17. Осуществляет подготовку ежеквартальной информации о реализации мероприятий по устранению причин и условий, способствующих повышенной активности обращений жителей города Мурманска по наиболее актуальным вопросам в Правительство Мурманской области для подготовки сводного  отчёта в Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

18. Осуществляет подготовку проектов постановлений, распоряжений  за подписью главы Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.

19. Проводит посредством системы «Инцидент менеджмент» мониторинг опубликованных в социальных сетях и размещенных в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» материалов и отзывов о работе Администрации, размещает ответы на задаваемые вопросы.

20. Вносит данные по обращениям, поступившим посредством ГИС ЖКХ, а также осуществляет подготовку и размещение ежемесячных статистических отчётов на данном ресурсе.

21. Предоставляет заявителям информацию о ходе и результатах рассмотрения их обращений и запросов.

22. Организует работу по выдаче пропусков для входа в здание Администрации и Совета депутатов города Мурманска работникам структурных подразделений Администрации и сторонним посетителям в соответствии с установленным порядком.

23. Осуществляет активацию учетных записей, созданных гражданами самостоятельно на Едином либо региональном портале государственных услуг на основании личного присутствия и документа, подтверждающего личность.

24. Обеспечивает защиту информации на всех этапах ее хранения, обработки и передачи по системам и каналам связи.